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Haus-Verwaltervertrag: Rechte und Pflichten des Hausverwalters

Die Rechte und Pflichten eines Hausverwalters werden in der Regel durch einen entsprechenden Verwaltervertrag festgelegt, dessen Inhalte wir nachfolgend etwas näher erläutern möchten.

Die Inhalte des Hausverwaltervertrags

Ein Verwaltervertrag sollte grundsätzlich immer schriftlich fixiert werden. Im Fachhandel existieren dazu einheitliche Vertragsvordrucke, deren Einsatz durchaus empfohlen werden kann. Solche Verträge stellen aber ist immer nur eine standardisierte Lösung dar, die im Einzelfall nicht für alle vertraglich festzulegenden Fakten ausreichen kann.

Besonders wichtig ist, dass der Hausverwalter nachweislich über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung verfügt, deren Höhe unbedingt im Verwaltervertrag festgehalten werden sollte. Als Nachweis über diese Versicherung sollte eine Kopie des Versicherungsscheins dem Verwaltervertrag hinzugefügt werden.

Die regulären sowie die besonderen Aufgaben des Verwalters sollten im Vertrag idealerweise in unterschiedlichen Paragraphen enthalten sein. In diesen Punkten kann dann auch jeweils die angesetzte Vergütung enthalten sein – bei den regulären Arbeiten sollte diese als Pauschalbetrag, bei den Sonderaufgaben als Stundensatz festgelegt werden.

In vielen vorgefertigten Verträgen sind Klauseln zur automatischen Anpassung der Verwaltervergütung infolge von allgemeinen Preissteigerungen enthalten. Experten halten dies für ungünstig und raten daher, solche Klauseln zu streichen und stattdessen vertraglich festzulegen, dass eine Anpassung der Vergütung jeweils nur aufgrund eines Mehrheitsbeschlusses im Rahmen einer Eigentümerversammlung vorgenommen werden darf.

Für kleinere Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen sollte im Verwaltervertrag ein Freibetrag festgelegt werden, den der Verwalter ohne vorige Einberufung einer Eigentümerversammlung nutzen kann. Eventuell kann dafür auch der Dispositionskredit des Verwalterkontos genutzt werden.

Auftragsvergabe

Für die Vergabe von Aufträgen an externe Dienstleister sind im Verwaltervertrag ebenfalls feste Regularien zu vereinbaren. So sollte bestimmt werden, dass grundsätzlich zunächst mehrere Angebote einzuholen sind, bevor ein Anbieter den Zuschlag bekommt. Zusätzlich können finanzielle Höchstbeträge festgelegt werden, die dann jeweils für bestimmte Auftragsarbeiten gelten. Das hilft, den bürokratischen Aufwand von vornherein klein zu halten, so dass nicht vor jeder Entscheidung eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss.

Gemeinschaftliche Gelder

Für die Finanzierung des Immobilienverwalters ist ein gemeinschaftliches Konto anzulegen, auf das in regelmäßigem Abstand von jedem Eigentümer ein festgelegter Betrag einbezahlt wird. Von diesem Konto kann dann sowohl die Vergütung des Hausverwalters abgehen, aber auch aktuell notwendige Aufwendungen für den Einkauf von Material bzw. für die Finanzierung kleinerer Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten. Für die Verwaltung des Kontos sollte sich ein Teilnehmer der Eigentümerversammlung bereiterklären, auf dessen Name dann das Konto auch eröffnet wird.

Abrechnung mit dem Hausverwalter

Die Abrechnung mit dem Hausverwalter sollte der Übersichtlichkeit halber grundsätzlich monatlich erfolgen. Zusätzlich sollte eine jährliche Endabrechnung vereinbart werden, bei der eventuelle Fehlberechnungen in den monatlichen Abrechnungen wieder ausgeglichen werden können. Die Abrechnung über seine Tätigkeiten hat grundsätzlich der Verwalter anzufertigen. Mit ihm ist im Vorfeld auch abzustimmen, welchen inhaltlichen und formellen Richtlinien diese Abrechnung entsprechen muss. Ziel ist dabei eine höchstmögliche Transparenz für alle Beteiligten. Die Anforderungen an die Abrechnung sollten ebenfalls unbedingt im Hausverwaltervertrag festgehalten werden.

Haftpflicht- / Vermögensschadenversicherung

Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass der Hausverwalter eine Haftpflicht- und/oder Vermögensschadenversicherung für seine berufliche Tätigkeit abgeschlossen hat. Im Rahmen seiner Aufgaben kann es immer einmal dazu kommen, dass Teile der Immobilie bzw. des Grundstücks beschädigt werden, worauf der Besitzergemeinschaft ein Vermögensschaden entsteht. Von der Haftung für solche Schäden sollte der Verwalter durch den Abschluss der entsprechenden Versicherung freigestellt werden.


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